Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento e recapiti

Il Titolare del trattamento è Octotech Solutions M.R., con sede legale in Via E. Dandolo n. 29, 76123 Andria (BT), Italia, P.IVA IT07964530724 (di seguito “Octotech”, “noi”). DataSenpai è il marchio con cui Octotech eroga il servizio Market Test · Metodo VERA.

Per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali (esercizio dei diritti, informazioni, segnalazioni) puoi scrivere a: [email protected] (indicando nell’oggetto “Privacy”). Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è contattabile all’indirizzo [email protected].

2. A chi e a cosa si applica

Questa informativa riguarda i dati personali dei referenti di aziende B2B (titolari, soci, dirigenti e collaboratori) che interagiscono con Octotech tramite il sito e i servizi DataSenpai. In particolare quando: navighi sul sito; compili il questionario Fit Check; scarichi o richiedi una risorsa, un contenuto o un’analisi; ci conferisci volontariamente dati delle tue campagne perché concorrano a un’analisi aggregata di settore; prenoti una diagnosi o una call; ci scrivi via email o form; ricevi nostre comunicazioni.

Quando invece Octotech tratta dati personali per conto di un’azienda cliente nell’ambito dell’esecuzione del Market Test (ad esempio i contatti presenti nella lista fornita dal cliente), Octotech agisce come Responsabile del trattamento e il rapporto è disciplinato da uno specifico accordo (Data Processing Agreement): in tal caso Titolare è l’azienda committente.

3. Categorie di dati trattati

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ruolo, azienda, email, telefono.
• Dati aziendali e di qualificazione: informazioni fornite tramite il Fit Check (settore, dimensione, modello di vendita, stato della pipeline, obiettivi) e il relativo punteggio/esito calcolato.
• Dati di navigazione e tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser, pagine visitate, provenienza (parametri UTM), data e ora, identificativi dei cookie (vedi §11 e la Cookie Policy).
• Dati contrattuali e amministrativi (per chi diventa cliente): ordini, fatture, pagamenti, corrispondenza.
• Dati di campagna conferiti volontariamente: se scegli di contribuire a un’analisi aggregata di settore, i valori che ci mandi sulle tue campagne (settore e dimensione dei destinatari, volumi, risposte ricevute, durata) e la data del conferimento. Non ti chiediamo né vogliamo ricevere la tua lista, i nomi dei destinatari o dei tuoi clienti, o il testo delle tue email.
• Preferenze di consenso: le scelte espresse nel modulo o con la conferma via email (marketing, personalizzazione, partner, invio dei contenuti richiesti) e la loro prova: data e ora, indirizzo IP, browser utilizzato, pagina o messaggio da cui il consenso è stato prestato e testo esatto che ti è stato mostrato. Questi elementi servono unicamente a dimostrare che il consenso è stato acquisito correttamente.

Non richiediamo né trattiamo intenzionalmente categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Il Fit Check è un servizio B2B: ti chiediamo di non inserire dati personali non necessari o dati di terzi senza titolo.

4. Come raccogliamo i dati (fonti)

Raccogliamo i dati: direttamente da te (compilazione del Fit Check, form, email, richieste di informazioni, firma del contratto); tramite l’organizzazione per cui lavori, quando comunica i dati dei propri referenti; da fonti pubblicamente accessibili e network professionali (registri pubblici, siti aziendali, profili professionali), nei limiti di legge; da eventi, webinar e iniziative B2B a cui partecipi. Quando non raccogliamo i dati direttamente da te, forniamo le informazioni anche ai sensi dell’art. 14 GDPR, salvo le esenzioni applicabili.

5. Finalità e basi giuridiche

Il mancato consenso alle finalità facoltative non incide in alcun modo sull’erogazione del Fit Check né sul rapporto contrattuale.

6. Il Fit Check, il benchmark e la gestione dei consensi

Il Fit Check è un questionario di autovalutazione gratuito. Quando lo invii, i dati inseriti sono trattati per calcolare il Fit Check, generare il Fit Report, inviarti l’esito richiesto e gestire l’eventuale contatto diagnostico relativo alla tua richiesta: questo trattamento è necessario per dare corso al servizio che hai chiesto.

Nel modulo trovi consensi facoltativi e indipendenti (marketing, personalizzazione, benchmark anonimo, comunicazione ai partner): puoi selezionarli o meno liberamente, e revocarli in ogni momento. Registriamo la prova del consenso (data, ora e versione dei documenti) al solo fine di dimostrarne la corretta acquisizione. Le condizioni d’uso specifiche del servizio sono descritte nelle Condizioni di utilizzo del Fit Check.

Contenuti e analisi richiesti

Alcuni contenuti e analisi che pubblichiamo nascono dai dati che le aziende ci conferiscono volontariamente. Il trattamento è diviso in due momenti distinti e indipendenti.

Per ricevere. Se ci chiedi di mandarti un contenuto o un’analisi, ti inviamo un’email con un link di conferma: è il click su quel link a prestare il consenso, ed è per questo che l’email ti dice esattamente a che cosa stai acconsentendo. Registriamo data e ora, indirizzo IP, browser e il testo che ti è stato mostrato, così che a distanza di tempo sia ricostruibile a cosa hai detto di sì. Questo consenso vale solo per l’invio di quanto richiesto e dei relativi aggiornamenti: non ti iscrive a newsletter e non autorizza l’invio di offerte.

Per contribuire. Se scegli di mandarci dati delle tue campagne, li utilizziamo insieme a quelli di altre aziende per calcolare analisi e indicatori di mercato. I risultati escono solo in forma aggregata, per settore e per fascia dimensionale, e mai riferiti alla singola azienda; se preferisci che il nome della tua azienda non compaia, ti basta dircelo. Contribuire non è condizione per ricevere, e ricevere non ti obbliga a contribuire.

Cosa succede al risultato. Una volta calcolato, il risultato aggregato è un dato di mercato che non identifica più alcuna azienda: Octotech può pubblicarlo, diffonderlo e condividerlo anche con i propri partner. Ciò che non viene comunicato è il tuo conferimento individuale, che resta trattato secondo le regole del §7 e solo con il tuo consenso.

Eventuali comunicazioni ulteriori (newsletter, contenuti, offerte) ti vengono chieste dopo, separatamente e in modo facoltativo, e il rifiuto non incide su nulla di quanto sopra. Puoi fermare l’invio in qualsiasi momento rispondendo basta a una nostra email, oppure scrivendo ai recapiti del §1: revocare costa quanto acconsentire.

7. Comunicazione ai partner B2B

Se presti l’apposito consenso facoltativo, Octotech può comunicare i dati necessari a partner B2B già individuati e indicati nel Registro Partner, per finalità coerenti con le esigenze emerse dal Fit Check. Le categorie di partner sono: provider di dati B2B; CRM e marketing automation; deliverability e infrastruttura email; legal, privacy e compliance; consulenza sales B2B; AI e automazioni commerciali; cybersecurity e IT governance.

Nessuna comunicazione a partner avviene al di fuori delle preferenze da te selezionate e di quanto indicato nel Registro Partner. Per partner non ancora indicati nel Registro al momento del consenso, Octotech richiederà una conferma ulteriore prima di comunicare i dati.

8. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati possono essere trattati da: personale autorizzato di Octotech; fornitori di servizi tecnologici nominati Responsabili del trattamento (piattaforma CRM e marketing automation, infrastruttura e deliverability email, hosting e CDN, strumenti di pagamento, strumenti di collaborazione e supporto); professionisti e consulenti (legali, commercialisti) tenuti alla riservatezza; autorità ed enti pubblici quando previsto dalla legge. I principali fornitori includono il provider della piattaforma CRM/funnel (LeadConnector / HighLevel), l’infrastruttura email MailSenpai, i servizi di pagamento (Stripe) e i servizi di rete/font di Google. L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento può essere richiesto ai recapiti del §1.

9. Trasferimenti extra UE

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi Octotech adotta garanzie adeguate (decisioni di adeguatezza della Commissione europea o Clausole Contrattuali Standard) e, ove necessario, misure supplementari a tutela dei dati.

10. Periodi di conservazione

• Dati del Fit Check e di contatto precontrattuale: per il tempo necessario a gestire la richiesta e un periodo ragionevole successivo; in assenza di seguito, di norma non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto utile.
• Dati contrattuali e amministrativi: per la durata del rapporto e, successivamente, per i termini di legge (di regola 10 anni per obblighi civilistici e fiscali).
• Marketing: fino a revoca del consenso o opt-out e comunque non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto utile.
• Personalizzazione/profilazione: fino a revoca del consenso e comunque non oltre 12 mesi dall’ultimo contatto utile.
• Iscrizione all’invio dei contenuti richiesti: fino a revoca del consenso o al termine dell’iniziativa a cui si riferisce, e comunque non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto utile.
• Dati di campagna conferiti: restano conservati in forma riferibile al conferente per il tempo necessario a verificarli e a mantenere la promessa di rimandargli il risultato, e comunque non oltre 24 mesi; gli aggregati, una volta calcolati, non sono più riferibili alla singola azienda.
• Prova del consenso (data, ora, IP, browser, testo mostrato): per il tempo in cui è necessario poterla esibire, di regola per la durata del consenso e per i termini di prescrizione successivi.
• Dati di navigazione e cookie: secondo le durate indicate nella Cookie Policy.

11. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito utilizza cookie tecnici e, previo tuo consenso, cookie e strumenti di misurazione e marketing. Un cookie di prima parte (ds_utm) conserva la provenienza della visita per attribuire correttamente le richieste. Il dettaglio completo (tipologie, finalità, durata e come gestire le preferenze) è nella Cookie Policy.

12. Diritti dell’interessato

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità. Puoi inoltre revocare i consensi prestati per marketing, personalizzazione, uso aggregato, comunicazione ai partner o invio dei contenuti richiesti, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti svolti prima della revoca. Per farlo scrivi a [email protected], oppure, per fermare l’invio del benchmark, rispondi basta a una nostra email: la revoca è semplice quanto il consenso. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

13. Conferimento dei dati e decisioni automatizzate

Il conferimento dei dati necessari è indispensabile per erogare il Fit Check e gestire la richiesta: in mancanza, non potremo darvi corso. Il punteggio del Fit Check è calcolato automaticamente ma ha finalità puramente indicativa e non produce effetti giuridici né incide in modo analogo e significativo sulla tua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR: ogni valutazione e ogni decisione commerciale successiva coinvolgono l’intervento umano.

14. Modifiche all’informativa

Octotech può aggiornare questa informativa per adeguarla a novità normative o organizzative. La versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina con la relativa data. Ti invitiamo a consultarla periodicamente.

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